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Comment quittancer un locataire ?

Comment quittancer un locataire ?

Le quittancement est l’un des aspects les plus importants de la gestion d’une résidence, la loi prévoit en effet que vous devez délivrer une quittance à chaque locataire qui en fait la demande. A ce propos, il existe plusieurs éléments à prendre en compte lorsqu’on veut quittancer un locataire. Nous allons voir comment préparer la quittance à envoyer et ce que vous devez faire pour réussir ce document, et quelques astuces pour vous faciliter cette tache.

1. Préparer la quittance d’un loyer

Bien que cela puisse sembler facile, quittancer un locataire est une tâche qui peut être difficile à faire, enfin en tout cas fastidieuse car répétitive.

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Lorsque vous voulez préparer une quittance à envoyer à un locataire, il vous faudra d’abord trouver un modèle sur internet (format word ou pdf) ou encore sur des sites spécialisés dans le quittancement. Ensuite, vous devrez connaître les conditions qui ont été convenues dans le contrat de bail que vous avez souscrit avec votre locataire, et notamment le loyer et les charges car ces mentions doivent figurer sur la quittance.

À partir de ces informations, vous pourrez alors préparer la quittance. Bien que cet envoi mensuel de quittance peut paraître fastidieux car il doit être fait tous les mois, sachez néanmoins que la quittance de loyer permet de garder un « contact » avec le locataire et aura également pour effet de maintenir le lien de confiance entre propriétaires et locataires.

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2. Comment envoyer une quittance ?

Vous pouvez envoyer la quittance à votre locataire par email ou par courrier. L’avantage avec la quittance par courrier, c’est qu’elle rend le quittancement plus « officiel » et permettra à votre locataire de la stocker dans ses archives.

Si vous décidez d’envoyer la quittance par courrier, vous aurez besoin de :

  • d’une enveloppe timbrée et adressée à votre locataire ;
  • de la quittance proprement dite avec loyer et charges récupérables

Un logiciel spécialisé dans l’envoi automatisé de courriers pourra vous faire gagner un temps précieux.

Si vous ne souhaitez pas envoyer la quittance par courrier, vous pouvez aussi l’envoyer par email. L’avantage avec cette solution, c’est que votre locataire pourra la consulter sur son smartphone ou sur son ordinateur. Cependant, si vous choisissez de l’envoyer par email, votre locataire devra l’imprimer s’il souhaite en disposer pour ses archives papiers, qui peuvent être utiles comme justificatifs pour la recherche d’un nouveau logement par exemple. Ainsi, si vous décidez d’envoyer la quittance par email, vous aurez besoin de :

  • de votre quittance format word ou PDF,
  • d’une boîte email pour envoyer la quittance

Attention, même si vous choisissez ce mode d’envoi, il est tout de même conseillé d’envoyer une quittance par courrier postal car certains locataires pourraient ne pas avoir accès à une boîte email ou ne dispose souvent pas d’imprimante pour obtenir une version papier.

Quand envoyer la quittance ? L’usage veut que cette dernière soit envoyée dans les 15 jours qui suivent le début du mois.

3. Informations utiles contenues dans la quittance

Plusieurs éléments reviennent dans le contenu d’une quittance, à savoir :

  • Le loyer hors charges correspondant au prix convenu avec le propriétaire pour la mise à disposition du local
  • Les charges locatives récupérées par le propriétaire et effectivement payées par le locataire. Nous rappelons que le locataire n’est pas redevable des sommes qui incombent au propriétaire, comme par exemple les frais de syndic ou l’assurance de l’immeuble.

Attention également, les sommes qui apparaissent sur chacune des quittances correspondent aux sommes réellement payées par le locataire, la quittance constate le bon paiement du loyer et ne constitue pas un appel de loyer. (A ne pas confondre)

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