Comment quittancer un locataire ?

Le quittancement est l’un des aspects les plus importants de la gestion d’une résidence, la loi prévoit en effet que vous devez délivrer une quittance à chaque locataire qui en fait la demande. A ce propos, il existe plusieurs éléments à prendre en compte lorsqu’on veut quittancer un locataire. Nous allons voir comment préparer la quittance à envoyer et ce que vous devez faire pour réussir ce document, et quelques astuces pour vous faciliter cette tache.

1. Préparer la quittance d’un loyer

Bien que cela puisse sembler facile, quittancer un locataire est une tâche qui peut être difficile à faire, enfin en tout cas fastidieuse car répétitive.

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Lorsque vous voulez préparer une quittance à envoyer à un locataire, il vous faudra d’abord trouver un modèle sur internet (format word ou pdf) ou encore sur des sites spécialisés dans le quittancement. Ensuite, vous devrez connaître les conditions qui ont été convenues dans le contrat de bail que vous avez souscrit avec votre locataire, et notamment le loyer et les charges car ces mentions doivent figurer sur la quittance.

À partir de ces informations, vous pourrez alors préparer la quittance. Bien que cet envoi mensuel de quittance peut paraître fastidieux car il doit être fait tous les mois, sachez néanmoins que la quittance de loyer permet de garder un « contact » avec le locataire et aura également pour effet de maintenir le lien de confiance entre propriétaires et locataires.

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2. Comment envoyer une quittance ?

Vous pouvez envoyer la quittance à votre locataire par email ou par courrier. L’avantage avec la quittance par courrier, c’est qu’elle rend le quittancement plus « officiel » et permettra à votre locataire de la stocker dans ses archives.

Si vous décidez d’envoyer la quittance par courrier, vous aurez besoin de :

• d’une enveloppe timbrée et adressée à votre locataire ;
• de la quittance proprement dite avec loyer et charges récupérables

Un logiciel spécialisé dans l’envoi automatisé de courriers pourra vous faire gagner un temps précieux.

Si vous ne souhaitez pas envoyer la quittance par courrier, vous pouvez aussi l’envoyer par email. L’avantage avec cette solution, c’est que votre locataire pourra la consulter sur son smartphone ou sur son ordinateur. Cependant, si vous choisissez de l’envoyer par email, votre locataire devra l’imprimer s’il souhaite en disposer pour ses archives papiers, qui peuvent être utiles comme justificatifs pour la recherche d’un nouveau logement par exemple. Ainsi, si vous décidez d’envoyer la quittance par email, vous aurez besoin de :

• de votre quittance format word ou PDF,
• d’une boîte email pour envoyer la quittance

Attention, même si vous choisissez ce mode d’envoi, il est tout de même conseillé d’envoyer une quittance par courrier postal car certains locataires pourraient ne pas avoir accès à une boîte email ou ne dispose souvent pas d’imprimante pour obtenir une version papier.

Quand envoyer la quittance ? L’usage veut que cette dernière soit envoyée dans les 15 jours qui suivent le début du mois.

3. Informations utiles contenues dans la quittance

Plusieurs éléments reviennent dans le contenu d’une quittance, à savoir :

• Le loyer hors charges correspondant au prix convenu avec le propriétaire pour la mise à disposition du local
• Les charges locatives récupérées par le propriétaire et effectivement payées par le locataire. Nous rappelons que le locataire n’est pas redevable des sommes qui incombent au propriétaire, comme par exemple les frais de syndic ou l’assurance de l’immeuble.

Attention également, les sommes qui apparaissent sur chacune des quittances correspondent aux sommes réellement payées par le locataire, la quittance constate le bon paiement du loyer et ne constitue pas un appel de loyer. (A ne pas confondre)

4 Les sanctions en cas de non-quittancement

Le quittancement est une étape importante dans la relation locative entre un propriétaire et son locataire. C’est pourquoi l’absence de quittance peut entraîner des sanctions pour le propriétaire.

Dans un premier temps, il faut noter que le bailleur qui ne délivre pas de quittance à son locataire risque une amende pouvant aller jusqu’à 15€ par infraction constatée.

En cas d’impayés ou lorsqu’un litige survient avec votre locataire (par exemple sur les charges), la quittance sera nécessairement réclamée auprès du propriétaire afin de prouver que les sommes ont été réglées conformément au bail.

Si le propriétaire refuse obstinément ou néglige volontairement d’établir des quittances de loyers à son locataire pendant plusieurs mois consécutifs, cela pourrait être interprété comme une tentative pour dissimuler des revenus non-imposés, ce qui constitue un délit puni selon les règles fiscales en vigueur.

5 Les cas particuliers de quittancement (colocation, sous-location, etc.)

Le quittancement est une étape à ne pas négliger dans la relation locative entre un propriétaire et son locataire, mais comment cela se passe-t-il dans les cas particuliers tels que la colocation ou la sous-location ?

Dans le cadre d’une colocation, il peut y avoir plusieurs colocataires pour une seule location. Dans ce cas, il est possible de faire signer une seule quittance par tous les colocataires. Cette solution n’est envisageable que si chaque colocataire verse au moins sa part du loyer et des charges. Si l’un des colocataires ne paie pas sa part, alors le propriétaire doit établir des quittances séparées.

Pour la sous-location, c’est un peu plus complexe : selon l’article 8 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, le sous-locataire a droit à une quittance établie en double exemplaire s’il paie directement le loyer au bailleur principal et en triple exemplaire s’il verse son loyer au sous-locataire qui lui-même paiera ensuite celui-ci.

Si vous êtes un propriétaire-bailleur professionnel, vous devrez obligatoirement délivrer aux locataires qui en font la demande (ou leur représentant) gratuitement des reçus pour chaque paiement effectué sur présentation d’un justificatif écrit moins d’une semaine après ce paiement (selon l’article R443-2 du Code de Commerce).

6 Comment gérer les impayés de loyer lors du quittancement ?

Le quittancement est aussi un outil important pour la gestion des impayés de loyer. En effet, lorsque le locataire ne paie pas son loyer dans les délais impartis, le propriétaire peut adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette mise en demeure doit préciser le montant du loyer et des charges impayées ainsi que les modalités de paiement. Elle doit aussi rappeler au locataire les conséquences légales auxquelles il s’expose en cas d’absence de paiement.

Si aucun accord amiable n’est trouvé à l’issue d’un délai d’un mois suivant la mise en demeure, le bailleur peut alors demander à son huissier de justice la délivrance d’un commandement de payer. Ce document permettra ensuite au propriétaire-bailleur d’engager une procédure judiciaire afin d’obtenir l’expulsion du locataire ou encore le versement des sommes dues.

Il est indispensable pour un propriétaire-bailleur professionnel ou particulier qui rencontre des difficultés lors du quittancement avec son locataire (impayés, litiges sur la restitution du dépôt de garantie…) de se faire conseiller par un avocat spécialiste en droit immobilier afin que ses intérêts soient défendus efficacement devant les tribunaux compétents.

7 Les différences entre quittance et reçu de loyer, à connaître absolument.

Pensez à bien faire la distinction entre une quittance et un reçu de loyer. Bien que ces deux documents soient souvent utilisés indifféremment, ils n’ont pas le même statut juridique.

Le reçu de loyer, comme son nom l’indique, atteste uniquement du paiement d’une somme d’argent. Il ne prouve pas que cette somme correspond bien au montant du loyer et des charges.

En revanche, la quittance de loyer, en plus d’attester du paiement effectif du loyer et des charges, précise aussi les éléments suivants :

• La période concernée : elle doit mentionner les dates exactes pour lesquelles le locataire a payé.
• Le montant total : elle doit détailler les sommes versées par le locataire (loyer, charges) ainsi que leur répartition respective. Les éventuelles avances ou régularisations doivent aussi y être mentionnées.

C’est pourquoi il est recommandé aux propriétaires-bailleurs de préférer la quittance, davantage protectrice juridiquement parlant. Effectivement, la quittance permettra notamment au bailleur de justifier facilement auprès des organismes sociaux ou fiscaux s’il bénéficie d’aides ou encore si ses revenus fonciers sont soumis à imposition.

Quel que soit le document choisi (i.e., quittance ou reçu de loyer), il est impératif qu’il soit établi en double exemplaire, l’original étant conservé par le locataire et la copie par le propriétaire.

Pour éviter tout risque de contestation ultérieure ou d’erreur dans les transactions financières entre les parties concernées, il est recommandé d’utiliser des moyens modernes en matière de paiement du loyer (virements bancaires, prélèvements automatiques…) permettant une identification précise des opérations.